【ビジネス　話し方】部下との面談でモチベーションアップ！信頼関係を築こう

 

 

上司は短期間で何人もの面談をこなさなくてはならない、日々の業務が忙しくてなかなか面談の準備ができない、こちらはやる気だがどうも部下があまり話してくれない。こんな理由から目標設定や評価面談を季節行事としてやり過ごしたり、苦手意識を持ったまま臨む人は少なくありません。しかし、面談は方法次第で目標設定や評価のすり合わせに留まらない、可能性にあふれた時間なのです。では、部下との信頼関係やモチベーションアップに繋がる面談を実施するためのポイントを今回は考えてみましょう

 

■部下が面談に期待していることとは

 

【部下は面談で、上司との信頼関係構築やフィードバックを期待している】

ある調査によれば、部下は次のような点で面談が役に立つと考えています。

 

・普段言えないことを言ったり、確認できたりする

・お互いの信頼関係が深まる

・フィードバックを受けることで、軌道修正ができる

・問題を整理したり、優先順位を決めたりできる

・話すことで自分の考えがまとまり、仕事に対する責任感が増す

・話を聞いてもらうことで、共通の目標に向かって頑張ろうという気持ちになる

・目標を設定することでスキルを向上させることができる

 

部下は面談をやる気を高めたり、隠れた才能を引き出されたり、上司と信頼関係を構築したりする場として期待しているのです。さて、上司であるあなたはどんな目的を持って面談に臨んでいますか？ぜひ一度上記の項目をいくつか意識して面談を行ってみて下さい。それだけでも自然と話す内容や質問の仕方が変わってくるはずです。

 

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  ■部下を育てる質問力

やる気のない部下・自信のない部下にどう接したらいいのか、悩んでいる上司の方も多いことでしょう。人のモチベーションを上げ、成長させるためには、実は指導やアドバイスよりも「質問力」が大切です。リーダーが「質問力」を上げ、部下やチームメンバーをやる気にさせるコツをここでは取り上げたいと思います。

 

• （１）「質問力」とは？相手に「きっかけ」を与える

どうしたら部下の仕事に対するモチベーションを上げることができるのか、人材育成に悩んでいる上司も多いでしょう。あなたは、どのような質問を部下に投げかけていますか？質問することによって、知りたい情報や考え、気づき、意欲などを引き出す力のことを「質問力」と言います。

「質問」というと、「自分が情報を得るために使うもの」という印象がありますが、「相手に考えたり気づいたりする”きっかけ”を与える」という重要な役割もあります。

上司が「質問力」を上げると、部下の行動が変化が変化し、問題解決が円滑に進みます。部下が自分で考えて動くようになるのでマネジメントはラクですし、上司と部下の信頼関係も深まります。

部下育成のために、「質問力」は欠かせない要素なのです。

 

• （２）質問の種類…目的によって使い分けよう

質問の種類には、

・クローズド・クエスチョン

・オープン・クエスチョン

・5W1Hのクエスチョン

などがあります。質問する場合は、相手に何を答えてもらいたいのか、目的が何なのかによって使い分けます。

 

【クローズド・クエスチョン】

会話を始めるきっかけとして用いたり、相手の考えや情報などを確認したい時の質問に用います。

 

YesかNo、○○と○○のどちらかなど、答えに制限がある質問に回答してもらいます。考えや情報などを素早く得ることができます。

 

・例

質問者：「商品AとBでは、どちらが人気ですか？」

回答者：「商品Aです」

 

【オープン・クエスチョン】

相手に気づきや考えることを促したい時の質問に用います。

回答者に、制限なく自由に答えてもらいます。幅広い答えが出るというメリットがあり、回答者が新たな気づきを得ることが可能です。

 

・例

質問者：「商品Aの人気が高いようですが、その要因をどのように考えますか？」

回答者：「品質にとことんこだわったことで、お客様にとって価値のある商品だと判断して頂けたことだと思います」

 

【5W1Hのクエスチョン】

５W1Hとは、

When（いつ）

Who（誰）

Where（どこ）

What（何）

Why（なぜ）

How to（どのように）

のことを指します。

 

情報を得る時、確認したい時の質問には、

When（いつ）

Who（誰）

What（何）

を用います。

 

・例

質問者：「新製品の発表会はいつですか？」

回答者：「来週の土曜日です」

 

相手の考えや気づきを述べてもらいたい時の質問は、

What（何）

Why（なぜ）

How to（どのように）

を用います。

 

・例

質問者：「プロジェクトを成功させるために、何が必要だと思いますか？」

回答者：「マイナスな要因に対して、できるだけ早く対処することだと思います」

 

• （３）「良い質問」「良くない質問」とは？

質問には、良い結果を導き出す「良い質問」と、そうではない「良くない質問」があります。良くない質問とは、たとえばミスをした部下に対して、「どうしてこんなことができないんだ？」「何度言えばわかるんだ？」などの、「答えが出せないような質問」です。このような質問をされても、部下は「申し訳ありません」と謝るほかなく、これでは何の気づきを得ることができないため、問題解決につながりません。部下が考えることを阻むような質問は、成果に導くプロセスを部下自身でつくり出すことが困難となります。

これに対して良い質問とは、部下に考えるきっかけや気づくきっかけを与える質問です。きっかけを与える質問は、部下が成果を達成するプロセスを自分で考え、答えを導き出して行動できるという、部下の成長へとつながります。良い質問を意識すると、質問力が向上します。

以下は質問力を上げるコツについての説明です。参考にしてみてください。

 

 

【「質問力」を上げるコツ1…具体的な質問で、答えを導きやすくする】

「○○について、どう思うか？」「○○するには、何をしたらよいか？」という質問に対して、思うように回答が得られない場合、「○○の改善に必要なことを考えてほしいが、どうだろうか？」など、聞きたいポイントを具体的に質問します。

 

・例

上司：「業績を○○の目標まで上げるために、チーム力の改善に必要なことを考えてほしいが、どうだろうか？」

 

【「質問力」を上げるコツ2…良い結果について、要因を質問する】

悪い点ばかりを指摘しても、部下のモチベーションは下がっていく一方です。

部下のやる気を引き出したい場合は、良い結果の質問をしてみましょう。その際に、どのようなことで良い結果に導くことができたのか、その要因を質問します。良い結果の要因を質問することで、部下に良いパターンの気づきがもたらされるでしょう。

 

・例

上司：「先日のプレゼンとても良かったと聞いたのだけど、いつもとどう変えたの？」

 

【「質問力」を上げるコツ3…可能性を広げる質問をする】

「この範囲で」という質問をあえて設けずに、可能性を広げる質問をします。制限に縛られることなく自由に考えてもらうことで、多くのアイデアを出すことができるため可能性が広がります。自由に発想することで、部下のやる気も増すでしょう。

 

・例

上司：「予算の制限がないとしたら、どんな企画を立てますか？自由に考えてみてください」

 

 

• ■面談中の話し方・コミュニケーションの取り方で部下のモチベーションは変わる

 

面談中上司の話し方・コミュニケーションの取り方次第で部下のやる気は大きく左右されます。ここでは部下をやる気にさせ、モチベーションをあげさせる話し方についてです。

 

• （１）伝え方によって部下の反応が変わる

もしも部下がミスをしてしまったりすると指導したり、時には叱ることがあるでしょう。その時の伝え方によって、部下との関係性が大きく変わる可能性があります。たとえば部下が遅刻をしてしまった時、あなたが上司ならどうしますか？何か言うとしたら何を言いますか？よくある叱り方として、下記のようなものがあります。「仕事に遅刻するなんて何を考えているの？もっとやる気を持ってもらわないと困るよ」

このように叱るとどうなるか、ほとんどの部下は「申し訳ございません」と言うでしょうが、心の中では「遅刻したくらいで、なぜそんなに言われないといけないの？」と、納得しきれない人もいるかもしれません。本来ならば「反省」しないといけない所が、反発したい気持ちで心がいっぱいになるかもしれません。これは上司が自分の考え方を事実のように話してしまったことに原因があります。

この上司の中では、「遅刻＝やる気がない」という考え方があります。 しかしこれは、事実ではなく、あくまでも上司の個人的な考えです。それを事実として押し付けてしまうと、部下は反発していまいます。

ポイントは事実と考えをしっかり分けて伝える事です。 たとえば下記のような伝え方だとどう感じるでしょうか？「今日は遅刻してしまったね。僕としては仕事に遅刻するということは、やる気がないように感じてしまうんだけど、?さんはどう感じる？」このように事実と考えを分けて話してもあげることで、「遅刻＝やる気がない」と決めつけられるのではなく、あくまでも上司の考えとして、部下は受け取ることができます。そうすると、部下も自分の行動を客観的に振り返ることができ、反発する気持ちがなくなります。

 

 

• （２）コミュニケーションの取り方

部下との関係性をつくる上で重要なのがコミュニケーションです。コミュニケーションにも様々な種類がありますが、基本的には２つのことを意識しましょう。 一つは業務上のコミュニケーション、もう一つは人間としてのコミュニケーションです。業務上のコミュニケーションをいかにスムーズにできるかによって、仕事の効率が大きく変わります。しかし、人間としての基本的なコミュニケーションがいかに普段からとれているかの方が、実はとても重要です。

 

・部下のこと、知っていますか？

 

あなたに部下がいるとしたら、その人のことをどれくらい知っているか考えてみてください。 年齢、出身地、誕生日、家族構成、前の仕事、趣味、好きな食べ物など、直接的に仕事には関係ないことをどれだけ知っていますか？

知らないということは、部下とのコミュニケーションが業務の内容に偏り過ぎているということです。そして、これらを知っているのと知らないのとでは、業務上のコミュニケーションに大きな影響があります。仕事上どうしてもきつく言わないといけないこともありますが、上司部下のつながりだけでなく、人間的なつながりを感じれていると、多少きついことを言われたとしても、受け入れやすくなります。

 

・時間よりも回数を優先する

 

週に１回１時間会話をするよりも、週に６回１０分話す方が親近感を与えることができます。 普段から部下とあまりコミュニケーションをとらず、たまに「飲みニケーション」という題目で飲みに行くこともあるかもしれません。しかし部下からすると、普段からコミュニケーションをとっていない上司との食事は必ずしも嬉しいものではありません。コミュニケーションは一度にまとめず、できる限り頻繁にとるようにしましょう。

 

• （３）価値観を尊重する

人にはそれぞれ価値観があります。価値観とは自分が大切にしている考え方や判断基準のことです。よくあることとして、上司が自分の価値観を部下に押し付けてしまうことがあります。 人はそれぞれ持っている価値観もその優先順位も違うので、自分以外の価値観を無理に押し付けられると必ず反発します。

 

・出世についてもいろいろ

 

会社に入ったからにはどんどんステップアップしていきたい人もいるでしょう。しかしそれが全ての人に当てはまるものではありません。 仕事に自分の全ての力を注ぐことを大切にしている人もいれば、仕事以外のことに情熱を注いでいて、あくまでも仕事はそれを可能にするためのものと捉えている人もいます。また、現時点で自分の好きな仕事をしている人は、出世することにより現場から離れることになるので、そのまま好きな仕事をし続けることを大切にしている人もいますね。このように仕事への向き合い方もそれぞれの価値観によって違うため、正解・不正解と分けることはできません。まずは部下がどのような価値観を持っているのか、コミュニケーションを通して知ること。そしてそれを尊重して向き合うことが大切です。

 

• （４）部下のモチベーションを上げる

部下のモチベーションが上がらないことに悩む上司は多いでしょう。モチベーションが上がれば組織の活性化にもなり、業績アップにもつながります。モチベーションを上げるには部下が主体性を持って仕事に臨む環境づくりが大変重要になります。モチベーションと主体性はセットにして考えていきましょう。たとえば目標。売上・販売件数など目標にも様々ありますが、ほとんどの場合、部下が自分で決めたというよりも、会社や上司に決めさせられた目標の方が多いのではないでしょうか？それではなかなかモチベーションが上がりませんね。 会社やチームの目標共有の仕方の悪い例として、「今月目標は〇〇だから、みんなで頑張りましょう！」のように一方的なものがあげられます。

これだと部下は「どうせ勝手に決められたもの」という意識があり、主体性を持つことは難しく、モチベーションもなかなか上がりません。主体性を持ってもらうためには、この目標を設定した理由、達成したらどんなことが起こるかをまず共有します。目標設定の根拠や達成後のイメージが明確になっていなければ、人は本気になりません。 しっかり共有した上で、部下が持っている価値観や能力をどう生かしてほしいか、しっかり伝えましょう。

 

「〇〇さんは?ということを大切にしているし、?が良くできるよね？それをこの目標にうまく使えない？そうすれば〇〇さんの力で、この目標が達成できるはず」と伝えるとどうでしょうか？そうすれば、自分が目標に対してどのように貢献できるかを自然に考えるようになり、「達成しなければならない目標」ではなく、「達成したい目標」に変わります。結果的にモチベーションが自然に上がり、主体性を持って仕事に取り組むようになります。 このように主体性がなかったり、モチベーションが低い原因は、目標の設定の仕方と共有の仕方に問題があることがほとんどです。

ちなみにこれらに関しても、普段のコミュニケーションが取れていて、良好な人間関係を築けているということが前提になります。

 

 

?終わりに

如何でしたでしょうか？部下のモチベーションを上げるためには、話し方や日頃のコミュニケーションがとても大切になります。上司として部下を成長させることは会社にとって大きな利益に繋がるので、是非面談で役立てて頂ければと思います。