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2020年02月10日

相手に伝わる話し方6つのポイント|話し方教室VOAT

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はじめに

皆さんビジネスやプライベート等で会話をしているとき、なかなか話が伝わらないときはありませんか?今回は伝えたいのに上手く伝えられない人に向けて、伝わる話し方のコツについて取り上げたいと思います。

■ 5W1Hは考慮して話す

・5W1Hとは?

5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉です。5W1Hを意識し会話を構成することで、伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。

・5W1Hの組み立て方

5W1Hは、基本的に下記の順番で整理していきます。

・When ... いつ(時間)/ Where ... どこで(場所)

最初にWhen(いつ)Where(どこで)を伝えることで、時間と場所が明確になり、その先の内容が頭に入りやすくなります。

・Who ... 誰が(主体)/ What ... 何を(物・行動)

次にWho(誰が)とWhat(何を)を伝えることにより、結果が明確になります。次に説明する過程の前に結論を持ってくることで、伝えたいことが明確になります。

・Why ... なぜ(理由)How ... どのように(手段)

最後にWhy(なぜ)、How(どのように)がきます。どのようにその結果に至ったのか過程を説明していきます。

会話や文章の組み立て方が苦手な方は、まずはこのルールに従い、箇条書きで構わないので書き出したり、会話を組み立て見たりすることから始めると良いかもしれません。すると、自分が何を伝えたいのか見えてくると思います。

5W1Hの構成に当てはめ、箇条書きにすることで、情報の過不足に気づきやすくなります。加えて、自分自身も伝えたい情報の主旨を見失いにくくなります。そのため、相手に正しく伝わらず何度もやりとりするなど、時間や手間を取られない上手なコミュニケーションが可能になり、お互いにストレスをためることなく、より良い人間関係にも繋がっていきます。


■ 何を伝えたいのか明確にする

会話には、すべて目的が必要です。ノープランで話を進めれば無駄な会話を積み重ねてしまい話題が脱線し、結局は何を話したかったのかを見失ってしまいます。事前に話のポイント整理しておくことと、会話の目的を明確にしておくことで、思い通りに会話が進まなくても、「今日は3つだけお伝えしたいことがあります」や「御社の生産性が上がる提案をお持ちしました」など、逸脱した会話から、本来の目的へと会話を戻すことができるようになります。プライベートは別ですがビジネス時など無駄な会話を続けることは、自分だけでなく、相手の時間も無駄にすることになります。この人に関わると無駄が多いと相手に思われてしまっては信頼は得られません。相手が忙しい方なら、短時間で実のある話ができるように事前にプランを立てておく。その日に目的は達成できなくても信頼だけは得て帰れるようにしておきましょう。


■ 情報量を増やさず簡潔にする

会話が下手な人は、すべてを語ろうとして、話が長くなる傾向があります。
「きちんと伝えるには、すべてを話す必要がある」
「詳細まで話したほうがわかりやすくなる」
「時間がかかってもいいので、細かく丁寧に話すのが礼儀」
すべてを話すことが正しいという認識があるため、話も長くなる傾向があります。もちろん契約や交渉のような場面なら、時間がかかるとしても、細かく話す必要があるでしょう。デリケートな場面では、小さなことでも省かず、一言ずつ丁寧に話すことが必要です。
しかし、あくまで普通の会話なら、あまり話が長くなるのは好まれません。時間は有限です。丁寧とはいえ、聞く側にとって話が長くなるのは迷惑になります。集中力が必要になり、相手を疲れさせます。
話が長くなればなるほど、論点もぼやけやすくなり、大切な部分がわかりにくくなります。契約や交渉などの例外を除き、一般的に長話は好まれないのです。会話が上手な人は、話を簡潔にわかりやすくまとめます。話が長くなるのも相手の迷惑になることを知っています。余計な話は省く。
できるだけ簡潔にわかりやすくまとめる。話を短くする配慮を心がけています。すべてを細かく説明して長話になるより、簡潔にわかりやすくまとめるほうが、実は丁寧です。短い話のほうが、疲れにくくなります。簡潔にわかりやすくまとまっている話は、理解しやすくなります。


■ 具体例を織り込む

具体的を織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。たとえば、期日を「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、相手にもほかの業務があるので、期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。「できるだけ早く」とは具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。


■ わかりやすい言葉を選ぶ

話すのが上手な人は、わかりやすい言葉や記憶に残りやすい言葉を選びます。必要以上に専門用語などの難しい言葉を並べ立てると、分かりにくくなり一層伝わりにくくなるので注意が必要です。


■ 伝わっているのかを確認しながら話す。

相手がどの程度理解できているかを確認しながら話しましょう。一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりにくいことがあります。聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話すことをおすすめします。相手の理解度が低い際には、自分の伝え方を見直しブラッシュアップを努めましょう。


おわりに

 如何でしたでしょうか?相手に伝わる話し方6つのポイント。初めはなかなか上手くいかないと思いますが、まずは少しでも意識していくことを心掛けていきましょう。
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