?はじめに
仕事の中で、社内スタッフやクライアントへ情報などを共有するとき、必要となるのが〈説明〉です。この説明、頭の中では、整理できていると思っていても、いざ人に話すと、わかりにくくなってしまい、上手く話せず苦手意識を持っている人は、決して少なくありません。いざ、説明する状況になったときに《わかりやすい話をするための方法》を紹介します。
■説明上手は大切なビジネススキル
『ビジネス・スキル』とは、スキル向上のために、互いの意思疎通がスムーズになり、信頼関係を深くしていきます。結果、営業成績アップにも繋げたい《ファーストステップ》です。
まず、〈相手の考えを理解〉しましょう。次に〈自分の考えを伝え〉〈互いに分かり合う〉自分の話を一方的に伝えるのではなくお互いの話をキャッチボールしていくことで、リラックスした雰囲気で会話を進めていくことができます。主に次のようなスキルが重要となります。
［聞くスキル／Listening］
［理解するスキル／Understanding］
［伝えるスキル／Tell］
また、会話には次のようなスキルも大切です。相手と打ち解け相手の〈心をつかみ〉「それってどういうことですか」と、会話を運びやすく〈惹きつける〉 商談の後に、「〇〇の検討を、どうぞよろしくお願い致します」ときちんと伝え〈印象づける〉。
［心をつかむスキル／Grab heart］
［惹きつけるスキル／Attract］
［印象づけるスキル／Impress］
まずは、会話を進める中で、自分の《得意なスキル》から始めて見ましょう。
■説明が分かりにくい人の特徴
【1. 主語がはっきりしていない】
会話に、主語ないと登場人物が不明瞭でイメージしづらいです。「誰が」が省略されているのか、はっきりしません。逆に、主語があると「誰が〇〇した」というように、《はっきり・明白》にストーリーをイメージしやすいです。《主語から話す癖（くせ）》を付けましょう。
【2. 内容がわかりづらい】
〈時間軸のない話し方〉は、自分が話したい順番で話してしまうので、時間軸が前後してしまい、解りづらくなります。逆に、《時間軸をしっかりたてる》と、出来事の経過を順番に話すことで、「時間の流れ」と「話の流れ」がイメージしやすいです。まず《時間の経過》を考えて見ましょう。
次に、〈数字や具体例がない場合〉数字や具体例がなく「みんながわかりやすいと言っています」と言うだけでは真実味が薄れてしまいます。ですが、数字や具体例などがあると、真実味が増します。「アンケートの結果、１２０名中６０％の７２名がわかりやすいと評価しました」伝えたい内容を、尚解りやすくするためには《数字や具体例》も準備できると良いですね。
【3. 聞き取りづらい声で話す】
声の音量が「大き過ぎる／小さ過ぎる」とか「うるさい／そもそも聞こえない」など、大事なことが伝わりづらくなります。また、滑舌が悪いと言葉が正しく伝わらない可能性もあります。言葉と、言葉の「間」がなかったり、「早口」は聞き取りづらく理解されずに、相手が大切なことを聞き漏らす可能性さえあります。反対に、ずっと「同じ調子で単調」だと眠気を誘い重要なポイントが伝わらないことも考えられます。
■説明が上手い人の特徴
【1. 内容が簡潔】
話し方が上手な人は、内容が〈簡潔〉で〈わかりやすい〉です。要因の一つは、〈聞き手に合わせる〉ことが重要です。ビジネスの場面では、「簡潔に説明すること」が求められます。ですが、「話している途中で、話す内容を忘れてしまったり／脱線して、本題に戻ってこられなかったり／一番重要なポイントが絞りきれなかったり・・」このような人は、〈結論から話す〉クセをつけることです。《結論＝答え》です。
次に《その理由と詳細》この２つだけです。
話し方が上手な人は［１．結論から話し］［２．その理由と詳細］をまとめる。聞き手に合わせ、わかりやすく簡潔に説明しましょう。
【2. 相手に合わせた態度や表情】
話し方が上手な人は、相手に合わせて〈態度〉や〈表情〉を変えています。その要因の中で、相手に合わせていくことを提案します。
［１．自分が願うような印象を届けられているのか？］
［２．伝えたいことは伝わっているのか？］
［３．相手はどんな受け止め方をしているのか？］
相手の〈言葉以外のサイン〉から心理状態を読み取り、より深いコミュニケーションに繋げるための、心配りになります。
〈表情・呼吸・声の変化〉目の動き・眉の動き・まばたき・全体的なこわばり・浅い呼吸・深い呼吸・鼻呼吸・口呼吸・胸式呼吸、腹式呼吸・声のテンポ・トーンの変化・速い・遅い・間があく・間か無いなど。会話の中で〈相手に合わせていく〉ことを提案します。
【３. 聞き取りやすい声】
話し方が上手な人は、聞き取りやすい声で話をしています。
いくつかの〈聞き取りやすい声〉になる為のポイント３つ『口の開き・滑舌・声量』を見てみましょう。
［口の開き／Open mouth］
声の出口である、口の開きが小さすぎると、声がこもってしまいます。こもってしまう程、声が自分の身体に吸収されてしまうため、自分の中では大きく聞こえてしまい、相手の方に届きにくい声になってしまいます。そのために、口は大きく開きましょう。マスク着用中など、いつもより声がこもりやすくなるので意識して《口を大きく開く》ことを心掛けましょう。
［滑舌／Smoothness voice］
大きめの声でも滑舌（かつぜつ）が悪いと伝わらない場合があります。とくに、〈早口〉になった時や〈小さめの声〉の時、滑舌が悪いと相手は聞き取りにくいです。逆に、滑舌が良いと一つ一つの単語の発音がしっかりしているので、早口や小さな声でも相手に伝わりやすいです。日頃から、滑舌を意識しましょう。
［声量／Voice volume］
〈声量と距離は比例します〉「近くの人／遠くの人」と話す時に人は無意識に《距離を感じ》話しています。相手に届く音量を意識して発声することが大切です。声が届かなければ当然相手に聞こえません。ささやくような小さな声でもある程度の音量と声の響きが必要です。
■説明上手になる為のコツ
上手な説明をするために大切なのは説明のやり方です。説明において共通して言える重要なことは、実際に説明をする前に内容を決めておくと良いです。事前に内容を考えずに話すのは、とても難易度が高いです。
説明を上手にするために特徴を知り、そのコツをふまえて事前に内容を準備できるようにしましょう。
《結論→ 理由→ 詳細》の順番で話すとよいです。
まず、相手にわかりやすい説明をするためには、最初に〈結論を伝えることが絶対条件〉です。《結論》を冒頭で言うことで、最重要メッセージがまず伝わります。
次にその《理由》がいくつあるかを詳しく説明していきましょう。これによって生まれる効果は、聞き手が頭の中で情報を箇条書きするように、まとめながら聞いてくれるということです。説明上手になる為に取り組んで見ましょう。
?終わりに
トレーニングをして経験を重ねていけば、「苦手意識」も確実に改善されていきます。《相手の立場になって事前に内容を準備》しておくこと。
これさえ実践できれば、クライアントへ提案するときや、上司、部下に何かしらの報告をするとき、多くの場面で必ず役に立つことは間違いありません。《わかりやすい話をするための方法》ひとつでも実践していきましょう。
