1.伝える相手を明確にする

「誰に」「何を」伝えたいのかを明確にしないと、読み手には内容がぼやけてしまって心に響きません。伝えたい相手の人物像をよく想像して明確にしておきましょう。人の心を動かすのは、読み手の心にしっかりと寄り添うことができている文章です。

2.テーマを決めて貫く

求めている内容の文章が見つかって読み進めていても、途中で話が大きく外れてしまうと読むのを辞めてしまいます。読み手は一つの文章に多くの内容を求めていませんので、決めたテーマは最後まで貫くことが重要です。

3.論理的な構成

内容がどれだけ興味深いものだとしても、筋道が通っていない文章は頭に入ってきません。論理的に矛盾が起きていると読み手は混乱して文章全体への信頼を失ってしまいます。事前に文章の構成を決めて、論理的な矛盾が起きないように気をつけてください。矛盾の起きない分かりやすい文章構成の法則は、頭文字をつなげた『PREP』です。この法則に従って文章を構成すると相手に分かりやすくなります。

Point：結論（要点）
Reason：理由
Example：具体例
Point：結論

4.結論は先に書く

好印象な文章の要素として「わかりやすさ」があります。前置きが長すぎると重要性が上手く伝わらずに最後まで読んでもらえない可能性もあります。結論は冒頭に入れるのが鉄則です。

5.誰でも理解できる言葉を使う

読み手には様々な人がいます。日頃から文章に慣れ親しんている人もいれば、活字にアレルギー反応を示してしまう人もいます。日本語に詳しい人もいれば詳しくない人もいます。熟語などは端的に表現できるので文章がスマートになります。しかし同時に文章が苦手な人には理解しづらい、分かりづらいという印象になってしまいます。出来るだけ多くの人がわかる言葉を選ぶように意識をしてください。

6.具体的に書く

堅苦しい表現を多用すると抽象度が高くなってしまって、結論がぼやけてしまいがちです。抽象的な文章にならないようにするコツは４つです。

A.抽象語を減らして具体的な言葉にする
B.数値を入れる
C.具体的な制度や仕組み、理論などを提示する
D.客観的な事実を必ず入れる

7.言い切り口調の文体

「と思います」「かもしれません」といった表現は、文章の信用性について読み手に不安を抱かせてしまいます。可能な限り裏付けをとって「ます」「です」といった言い切り口調の表現を意識してください。

8.読点の打ち方

読点の打ち方には正解はありません。しかし、読点が少なすぎる、多すぎる文章は読みづらい印象を与えます。バランスは非常に難しいのですが、すぐに取り入れることができるコツは２つです。

A.主語が長い場合は主語の後ろに読点を打つ B.漢字やひらがなが連続すると読みにくくなってしまうので不自然にならないタイミングで読点を打つ

9.指示代名詞は最小限に

「この」「その」「これ」「あれ」といった指示代名詞は、既に出ている文章を短く置き換えることができる便利な言葉です。言葉の重複を減らしてシンプルな文章にするには、指名代名詞の活用は避けられません。しかし、指示代名詞を多用すると、何を指しているのかが分かりにくくなって伝わりにくさや曖昧さを助長してしまいます。